Використання редактора для створення презентацій Microsoft PowerPoint

Мабуть усі сучасні користувачі комп’ютерних технологій знайомі з редактором Microsoft PowerPoint. Щодня користувачами по цілому світу створюються близько 30 мільйонів слайдів, що випереджає всі інші презентаційні програми та редактори. Редактор PowerPoint настільки повсюдний, що навіть вираз англійською мовою ‘powerpointless’ описує презентацію PowerPoint, що містить текстові та графічні елементи, анімаційні переходи – все, крім самої мети існування презентації. Отже, яким чином можна покращити існуючий редактор, що вже користується шаленою популярністю? На початку 2006 року компанія Microsoft повністю переробила цю програму. Після цього вигляд редактора PowerPoint 2007 повністю змінився порівняно із попередньою версією PowerPoint 2003. Зникли багато елементів що колись нагадували цілу генерацію продуктів Microsoft Office. Як показано на Рис.10, змінилися всі фактично колись присутні елементи. Насправді, це лише верхівка айсберг змін.

Звичайно, PowerPoint 2007 дозволяє виконувати всі ті ж функції, що й його попередник, а також цілу низку додаткових. Ви все ще можете створювати слайд-шоу, що міститимуть текстові, звукові, відео та анімаційні елементи. Існує можливість додавання макросів та інтерактивних кнопок для слайдів, публікування презентацій окремим особам, у Web, або цифровому автоматі. Хоча іноді фахівці використовують терміни Презентація та Слайд-шоу взаємозамінно, між цими двома поняттями існує істотна відмінність. Слайд-шоу – це збірка слайдів, а презентація – це засіб доставки слайд-шоу аудиторії. Презентація включає не лише слайд-шоу, але й нотатки мовця, роздатковий матеріал, і, що найважливіше, Вас – автора презентації.

Згадавши про роздактовий матеріал, не можемо сказати, що роздрукований матеріал має бути на якісному обладнанні, такому як наприклад сетевой принтер hp.

Тобто, слайди можуть відображати найрізноманітніші речі, проте не складати собою презентацію. Слайди – це лише засіб донести повідомлення до аудиторії. Якщо усвідомлювати це, то при підготовці матеріалу акцент буде робитися на підготовці матеріалу та його місці у презентації, а не на спец-ефектах, які дозволяє PowerPoint. Завжди пам’ятайте, що презентація ніколи не повинна бути ‘powerpointless’, інакше вона поповнить лави ще одного набору слайдів!

Можливості редактора PowerPoint 2007

Початкове призначення редактора PowerPoint – це допомогти діловим людям створювати та доставляти електронні слайд-шоу (переважно такі презентації були пов’язані із продажем та купівлею товарів). Із плином років ставлення до цього редактора змінилося, і цю програму почали використовувати в різних сферах та з різною метою.

Нижче наведений невеликий список сучасних напрямків використання редактора PowerPoint 2007:

• мультимедійні презентації. Редактор PowerPoint використовується для створення слайд-шоу, що презентуватиметься аудиторії на комп’ютерному екрані (для невеличких груп) або цифровому проекторі (для великих конференц-залів). До цієї групи відносяться презентації невеликих ділових зустрічей, практичні заняття, сесії конференцій, лекції, аудиторні презентації тощо;

• презентації цифрових автоматів. Презентації, що виконуються автоматично без участі автора використовуються для торгівельних шоу, демонстрацій нового продукту, Web сторінок, рекламних заходів тощо;

• інтерактивні заняття, заняття, що основані у Web, тестування, навчальні ігри і т.д. Додавання кнопок, посилань та макросів VBA дозволяє перетворити статичну презентацію в інтерактивну програму.

Прикладами таких інтерактивних програм можуть бути заняття на носіях CD / DVD, у Web, навчальних презентаціях, тестуваннях, іграх і навіть прототипів програмного продукту;

• роздруковані документи. Хоча PowerPoint 2007 не може кваліфікуватися як повноцінний редактор документів для друку, але наявність цілої низки популярних шаблонів дозволяє використовувати цей редактор і з такою метою;

• Web сторінки. Хоча PowerPoint ніколи не використовувався в ролі програми для створення Web сайтів, функції публікування та оптимізації для використання у Web все ж присутні;

• графічна обробка та анімація. Редактор PowerPoint 2007 дозволяє застосовувати різноманітні ефекти з графічними елементами.

При підготовці будь-якого виступу надзвичайно легко помилково сконцентруватися на таких моментах роботи як слайд-шоу, роздатковий матеріал, примітки автора і т.д. Презентація може мати фантастичний вигляд і без використання редактора PowerPoint.

Головна ж причина, з якої публіка відвідує презентації, це те, хто презентуватиме виступ, як і де, а не те, що роздатковий матеріал був роздрукований на вишуканому фотопапері із використанням всієї палітри комп’ютерної графіки.

Отже, перед підготовкою чергової презентації, спочатку дайте відповідь на наступні запитання:

• чи доречні тут слайди? Слайди редактора PowerPoint відмінні для виділення ключових моментів, наприклад “Використання ІТ в перекладацькій справі” в якості першого слайду перед аудиторією.

Слайди також використовуються при прямих зверненнях, наприклад “Будь-ласка, будьте щасливі зменшенню вашої стипендії вдвічі”.

Слайди не використовуються для доставки великої кількості щільної інформації, такої як детальний аналіз уривку тексту з домашнього читання. Також, якщо таких ключових моментів небагато, то краще їх виписати на дошці, ніж використовувати цілий редактор PowerPoint.

Закон Murphy діє із подвійною силою при виступі перед аудиторією: будь-що, що може піти не так (відмова роботи комп’ютерної техніки, роз’єднаний дріт, відмова роботи клавіатури і т.д.) обов’язково піде не так. Менша кількість технології завжди гарантуватиме кінцевий результат, навіть якщо використовується такий на перший погляд простий та невибагливий редактор як PowerPoint;

• чи дійсно потрібні примітки автора? Редактор PowerPoint дозволяє створювати примітки до слайдів, що можуть бути видимими лише автору слайд-шоу. При підготовці довготривалої презентації такий невеличкий прийом може врятувати цілий виступ. Але при підготовці короткої презентації матеріал вам буде знайомий вздовж та в поперек і необхідність авторських приміток відпадає. Інколи можливе використання невеличких (3×5) карток, що дозволить відновити у пам’яті послідовність виступу;

• чи потрібний роздатковий матеріал? У редакторі PowerPoint роздатковий матеріал – це і є окремі слайди слайд-шоу. Використання роздаткового матеріалу потрібно лише тоді, коли аудиторії необхідно запам’ятати або слідкувати за специфічними моментами презентації. У протилежному випадку від роздаткового матеріалу потрібно відмовитися (розповсюдження такого матеріалу займає до хвилини презентаційного часу).