Запрошення – один із стародавніх жанрових різновидів тексту взагалі, який обслуговує ритуальне спілкування людини. Проте сьогодні як один з жанрів PR-тексту воно набуло специфічних рис і при вдалій композиції виконує важливу роль у створенні оптимального комунікаційного середовища організації або фірми. Мета даного жанру – забезпечення участі у новинній події важливих для базового суб’єкта осіб.

Запрошення – це поширюваний шляхом прямої або особистої розсилки, а також через ЗМІ текст про новинну подію (захід), що стосується базового суб’єкта PR, в якому адресату (конкретній особі або організації) пропонується взяти участь.

Обов’язкові компоненти запрошення: повідомлення про характер заходу, місце і терміни його проведення, умови участі. При прямій адресній розсилці запрошення може бути оформлене на одній сторінці бланка з логотипом організації. Запрошення може мати вказівку на жанрову приналежність і заголовок, у якому висловлюється суть події. При форс-мажорних обставинах рекомендується розсилати той же текст запрошення з позначкою “Зміна часу проведення”, “Відміна” тощо.

За тематикою, характером, масштабами події, за структурою, у тому числі й мовною, можна виділити декілька видів запрошень. За характером адресата запрошення поділяються на запрошення для громадськості і для вузьких цільових груп (акціонерів, журналістів та ін.). Деякі запрошення на події культурно-духовної сфери мають свої стильові особливості.

Запрошення для журналістів. Це запрошення на прес-конференцію або будь-який захід (новинну подію) в житті базового суб’єкта PR. У запрошенні для журналістів інформація повинна бути конкретизована.
Запрошення може бути побудовано за схемою прес-релізу: лід, деталі новинної події, список запрошених VIP-гостей, програма заходу і – факультативно – прохання про підтвердження участі.

У запрошенні міститься така інформація:

• місце, день і час проведення прес-конференції;
• її орієнтовна тривалість;
• загальна тематика прес-конференції і перелік основних питань;
• прізвища і посади основних учасників прес-конференції.

У практиці європейського піару журналістам разом з текстом запрошення висилається також спеціальний купон для зворотної відсилки з метою підтвердження участі в заході. Контактні особи і телефони у такому разі завжди подаються в кінці тексту.

У запрошеннях на прес-конференцію і офіційну церемонію слід указувати мету і характер відвідин об’єкту, точне місце розташування об’єкту, місце і час збирання запрошених осіб, місце можливої зустрічі делегації представниками компанії, маршрут і графік руху транспорту до відвідуваного об’єкту, схему проїзду на особистому транспорті, загальну тривалість відвідин, час початку і закінчення основних заходів.

Як і для багатьох інших жанрових різновидів PR-тексту, для запрошення найважливіші критерії – повнота інформації про дану конкретну новинну подію, а також можливість оперативного витягнення з тексту необхідної інформації, чому сприяє композиція й оформлення його частин. Усе це дозволяє віднести запрошення саме до оперативних жанрів.

Елементи запрошення як жанру ми можемо знайти і в прес-релізі: частина, що дає інформацію про новинну подію, може бути в такому випадку значно розширеною. Запрошення для різних груп громадськості.

Такий тип запрошення залежно від охоплення конкретної цільової аудиторії може розповсюджуватися через ЗМІ. Запрошення на спеціальні заходи, наприклад, на події, пов’язані з духовно-культурним життям суспільства, можуть мати різні засоби вираження особового початку і вимагати від укладачів креативних здібностей.